ในการเขียนอีเมลแต่ละฉบับ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำให้เนื้อหาของคุณแสดงออกอย่างมืออาชีพ กล่าวคือ จะต้องไม่ยาวหรือน่าเบื่อจนเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นอีเมลจากองค์กรธุรกิจ ที่ยิ่งจะต้องให้ความสนใจกับเนื้อหาอีเมลเป็นอย่างมาก ซึ่งหากนักการตลาดไม่อยากพลาดการทำการตลาดทางอีเมลแบบมืออาชีพควรทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

วิธีการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ

  • การเขียนกล่าวทักทาย การขึ้นต้นอีเมลอย่างมืออาชีพที่มีประสิทธิภาพนั้นคือ การเริ่มกล่าวคำทักทายด้วยภาษาที่ดูแล้วเป็นมืออาชีพมากพอ และในขณะเดียวกัน หากเป็นการกล่าวทักทายแบบเพื่อนหรือไม่เป็นทางการ จะยิ่งทำให้อีเมลของคุณดูไม่น่าสนใจไปโดยทันที
  • เนื้อหาอีเมล การเขียนเนื้อหาอีเมลให้เป็นมืออาชีพนั้นคือ การเขียนด้วยภาษาสุภาพ และเลือกคำศัพท์ที่เข้าใจง่าย กล่าวคือ ไม่ควรเลือกการเขียนอีเมลด้วยถ้อยคำที่เป็นกันเองมากเกินไป เพราะจะส่งผลให้ภาพลักษณ์ของอีเมลนั้นไม่มีความเป็นมืออาชีพมากพอ
  • รูปภาพในอีเมล แน่นอนว่าในบางอีเมลจะเป็นการแสดงถึงโปรโมชั่น หรือต้องการกล่าวแจ้งแก่ผู้รับอีเมลถึงเนื้อหาที่ต้องการแสดง แต่สิ่งที่ขาดไปไม่ได้เลยคือ การหารูปภาพที่เหมาะสมและน่าสนใจ อันจะเป็นองค์ประกอบหลักของการสร้างอีเมลให้เป็นมืออาชีพ และมากไปกว่านั้น หากเลือกรูปภาพที่ดูแล้วไม่มีความน่าสนใจ ก็จะไม่ทำให้เกิดการติดตามจากผู้รับอีเมลนั่นเอง
  • คำปิดท้ายอีเมล แม้ว่าในส่วนนี้จะเป็นส่วนสุดท้ายของอีเมลแต่ถือว่าเป็นส่วนสำคัญที่ขาดไม่ได้ เพราะตรงนี้จะเป็นตัวแปรสำคัญในการบอกคุณว่าอีเมลของคุณจะสามารถเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน หรือสามารถแก้ปัญหาในสิ่งที่ผู้อ่านกำลังตามหาอยู่หรือไม่

ดังนั้น การเขียนอีเมลด้วยภาษาทางการ ด้วยประโยคที่มีความกระชับและชัดเจน จึงเป็นหนึ่งในวิธีการทางการตลาดที่ไม่ควรมองข้าม